Politique de confidentialité
La Clinique Maillage applique rigoureusement la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et celles de la loi 25 du Québec. Elle s’engage à assurer la confidentialité, la sécurité et l’intégrité des informations recueillies dans le cadre de ses activités professionnelles. Une personne responsable de la protection des renseignements personnels a ainsi été désignée : Alizée Magnier - alizee.magnier@cliniquemaillage.ca. Ses responsabilités comprennent notamment de répondre aux demandes relatives aux renseignements personnels, de tenir un registre des incidents de confidentialité, d’aviser la Commission d’un incident lorsque requis et de superviser la mise en place des politiques de gestion des renseignements personnels. Tout incident de confidentialité est inscrit dans un registre prévu à cet effet.
Collecte et utilisation de vos renseignements personnels
Nous recueillons généralement les renseignements personnels à votre sujet directement auprès de vous. Cette collecte se fait par l’entremise des moyens de communication avec lesquels vous choisissez d'interagir avec les membres de notre équipe (p.ex. plateforme de contact, courriels).
Les renseignements personnels que nous collectons initialement comprennent votre nom et prénom, votre adresse électronique ainsi que le contenu de votre demande. Ils peuvent également inclure les informations que vous transmettez par ces différents moyens de communication. Lorsque vous accédez à notre site internet, certaines informations sont échangées automatiquement entre votre appareil et le serveur du site afin d'améliorer votre expérience utilisateur. Ces informations comprennent le nom de domaine du fournisseur d’accès à Internet, l’adresse IP de l’appareil utilisé, le type de navigateur et de système d’exploitation, ainsi que la date, l’heure et les pages consultées.
Les renseignements personnels que nous recueillons sont utilisés uniquement aux fins nécessaires à la prestation de nos services. Leur usage se limite à transmettre des informations sur nos services ou à répondre à une demande de renseignements. Nous nous engageons à n’utiliser vos renseignements personnels qu’aux fins spécifiques pour lesquelles ils ont été transmis et à respecter les règles de déontologie professionnelle applicables.
Chaque professionnel·le est ensuite responsable d’utiliser des outils offrant un niveau de sécurité adéquat pour protéger les renseignements collectés lors de vos échanges, que ce soit pour la constitution du dossier client.e, le suivi clinique ou la facturation. Il·Elles s’assurent de respecter les normes et obligations de leur ordre ou association, y compris les directives relatives à la conservation et à la destruction des données.
Le fait de nous transmettre ces informations implique votre acceptation de la présente politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels, laquelle peut être consultée au moment de la collecte afin que vous soyez pleinement informé des modalités entourant l’utilisation et la protection de vos données.
Un refus de transmettre les renseignements requis peut entraîner l’arrêt du processus d’évaluation de la demande de services ou rendre impossible l’accès à certains services.
Consentement et de la confidentialité dans le contexte de communications par courriel
En nous transmettant votre adresse courriel, vous consentez à recevoir des communications non cryptées entre vous et la Clinique Maillage, pour la durée nécessaire de l'échange.
Les professionnel·les œuvrant à la Clinique Maillage s’engagent à protéger la confidentialité de tout contenu échangé par courriel et à appliquer les mesures prévues par les normes et obligations de leur ordre ou association, notamment en veillant à ce que vos renseignements personnels ne soient jamais transmis à des tiers sans votre consentement explicite. Chaque professionnel·le demeure responsable de la sécurisation de ses communications professionnelles.
Toutefois, il est important de savoir qu’il n’existe aucune garantie absolue de sécurité pour les données transmises par Internet. La Clinique Maillage ne peut donc être tenue responsable d’une éventuelle perte, d’une utilisation abusive ou d’une modification de vos renseignements personnels transmis par courriel.
Enfin, il vous revient de protéger l’accès à vos appareils électroniques et à votre boîte de réception afin de préserver la confidentialité de vos échanges avec la clinique.
Accès à vos renseignements personnels
L’accès à vos renseignements personnels est strictement limité aux personnes qui en ont besoin pour accomplir leurs fonctions au sein de la Clinique Maillage. Au moment de l'envoi d'une communication de votre part par courriel ou par le biais du formulaire de contact, seuls l’équipe de gestion peut y accéder.
Si vous contactez directement un·e professionnel·le de la Clinique Maillage, il·elle poursuit le processus avec sa propre évaluation et tient un dossier confidentiel, conformément aux normes et obligations de leur ordre ou association. Tous les professionnel·les de la clinique sont avertis des obligations liées au traitement des données personnelles et s'engagent à les respecter. Enfin, vos renseignements peuvent être communiqués si la loi l’exige ou le permet, notamment en vertu d’une ordonnance d’un tribunal.
Conservation, protection et destruction des renseignements personnels
La Clinique Maillage conserve les renseignements personnels recueillis uniquement pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été obtenus, ou pour la période exigée par la loi.
La Clinique Maillage met en œuvre des mesures rigoureuses pour que les professionnel·les puissent assurer la confidentialité, la sécurité et l’intégrité des renseignements personnels de la clientèle. Ces mesures comprennent des mesures physiques (p.ex., le verrouillage des espaces de rangement et stockage des dossiers papiers), des mesures technologiques (p.ex., sensibilisation à l’usage d’une plateforme numérique sécurisée et conforme aux normes de protection des données) ou encore des mesures organisationnelles (p.ex., la limitation des droits d’accès aux seules personnes autorisées, l’utilisation de mots de passe robustes, la sensibilisation des professionnel·les sur la protection des renseignements personnels).
Lorsque la période de conservation légale ou administrative arrive à échéance, la Clinique Maillage procède à la destruction sécuritaire des renseignements personnels, qu’ils soient sous forme papier ou numérique.
Partage de vos renseignements personnels à des tiers
Les fournisseurs externes et partenaires avec lesquels la Clinique Maillage collabore — incluant notamment les plateformes technologiques utilisées pour les communications — sont tenus de respecter les mêmes normes de sécurité et de confidentialité que celles énoncées dans la présente politique. Enfin, les outils d’analyse utilisés à des fins statistiques peuvent recueillir des données dépersonnalisées et anonymisées afin d’améliorer l’expérience numérique de nos utilisateurs. Vous pouvez, en tout temps, refuser cette collecte via les paramètres de consentement disponibles sur notre site web.
Droits d’accès de rectification, d’opposition et de retrait de vos renseignements personnels
La Clinique Maillage reconnaît à toute personne concernée des droits complets en matière de gestion de ses renseignements personnels, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (P-39.1).
Vous disposez en tout temps d’un droit d’accès à vos renseignements personnels détenus par la Clinique Maillage ou ses professionnel·les. Vous pouvez en obtenir une copie, en vérifier l’exactitude et demander la rectification de toute information incomplète, inexacte ou périmée.
Vous avez le droit de vous opposer à l’utilisation de vos renseignements personnels à certaines fins précisées lors de leur collecte, ainsi que de demander le retrait de vos informations.
La Clinique Maillage et les professionnel·les s’y rattachant s’engagent à traiter chaque demande d’accès, de rectification, d’opposition ou de retrait dans les meilleurs délais.
Gestion des incidents de confidentialité
La Clinique Maillage met en place toutes les mesures nécessaires pour prévenir les incidents de confidentialité susceptibles d’impliquer des renseignements personnels. L’ensemble des incidents de confidentialité est documenté dans un registre officiel. En cas d’incident, la clinique intervient sans délai afin de limiter le risque de préjudice et d’éviter qu’une situation semblable ne se reproduise. Lorsqu’un préjudice sérieux est susceptible d’en découler, la Clinique Maillage en informera la Commission d’accès à l’information ainsi que les personnes concernées, conformément à ses obligations légales.
Modifications à la politique de confidentialité
La présente politique peut être mise à jour périodiquement afin de refléter les évolutions dans nos pratiques de protection des renseignements personnels ou les changements législatifs applicables. La version révisée sera publiée sur le site internet de la Clinique Maillage et entrera en vigueur dès sa mise en ligne.
Cookies
Le site web de la Clinique Maillage a recours à des cookies uniquement afin d’en optimiser le fonctionnement. En naviguant sur notre site, vous consentez à l’installation de ces fichiers sur votre navigateur, tout en ayant la possibilité de les supprimer à tout moment dans vos paramètres. Par ailleurs, afin d’assurer la sécurité de vos données, notre site est protégé par un certificat SSL (Secure Socket Layer) ; toutes les communications entre votre navigateur et nos serveurs y sont donc chiffrées, ce qui prévient toute interception ou accès non autorisé aux informations échangées.